A Auditoria Operacional a Serviço do seu Crescimento.

São inúmeros os relatos de desvios, ações fraudulentas, corrupção ativa e atividades que levaram a economia nacional a um nível de desconfiança enorme. É interessante perceber que todas essas movimentações não estão restritas ao meio público, pelo contrário, vemos que empresas ligadas à iniciativa privada são citadas e permanecem no meio de escândalos sem precedentes. 

A saúde operacional de uma organização interfere diretamente em seus resultados. Em um mercado cada vez mais competitivo, é imprescindível a utilização de estratégias eficazes para controle e avaliação dos processos praticados dentro de uma empresa.

A auditoria operacional é considerada uma grande ferramenta de gestão corporativa. Ela tem por finalidade a verificação dos registros contábeis da empresa, observando a veracidade dos fatos e a integridade dos resultados, auxiliando na tomada de decisões, na identificação de fraudes.

Ou seja, a atividade é essencial para detalhar a administração de empresas que buscam garantir o andamento das operações, alcançar melhorias consideráveis e elevar o grau de excelência da organização.

Como o procedimento é feito

O processo de auditoria pode ser realizado de forma interna ou externa. Nas auditorias internas, os responsáveis pela execução dos procedimentos são funcionários destacados especificamente para essa tarefa. Já nas externas, são contratados auditores independentes. 

Contudo, os auditores internos e externos costumam trabalhar em conjunto. Durante esse processo, todos os registros administrativos da companhia são criteriosamente analisados. Os profissionais responsáveis têm a missão de garantir que os dados documentados sejam exatos, precisos e autênticos. 

Procedimentos de auditoria

Para que as análises de fato apresentem resultados e melhorias para as empresas, os auditores operacionais se baseiam no “4 Es” como forma de estruturação e mensuração de resultados:

  • Economicidade: é a utilização ótima dos recursos humanos, materiais e financeiros, considerando a relação custo/benefício. É a parte da gerência das virtudes de poupança e da boa economia doméstica;
  • Eficiência: é a relação entre a obtenção de níveis máximos de produção com o mínimo de recursos possíveis, tendo em conta a quantidade e qualidade apropriada e os recursos utilizados para produzi-los ou atingi-los; menor custo, maior velocidade, melhor qualidade;
  • Eficácia: são os resultados obtidos que estão de acordo com os objetivos propostos pela empresa ou organização, conforme as políticas estabelecidas, as metas operativas e outros resultados e efeitos previstos;
  • Efetividade: é a capacidade de produzir o seu efeito habitual, de funcionar normalmente.

Com esse tipo de avaliação, é possível identificar distorções, fraudes, processos internos fora da conformidade, políticas internas que não são seguidas, entre vários outros problemas operacionais. Ou seja, o gestor que ignorar a necessidade dessa avaliação, pode estar colocando a empresa em risco.

A revisão detalhada dos ciclos operacionais de compras, vendas, contas a pagar, contas a receber, faturamento, contratação de empréstimos, logísticas, estoque e demais áreas pode gerar resultados relevantes para sanear a empresa, reduzir custos, aumentar vendas e também motivar os colaboradores.

Benefícios

A importância desse tipo de análise está justamente em organizar a administração da empresa com o objetivo de melhoria contínua dos resultados operacionais. Entre os principais benefícios destacam-se:

  • Melhoria nas práticas de governança corporativa, aumentando a credibilidade junto aos colaboradores, cliente, fornecedores etc;
  • Demonstrações contábeis condizentes com a realidade da empresa;
  • Informações estratégicas para a tomada de decisão;
  • Oportunidade de melhoria contínua nos processos internos;
  • Identificação de possíveis riscos e fraudes.

Ao final do processo, é possível ter um diagnóstico se as operações realizadas estão atingindo os objetivos da empresa. Caso contrário, detalha o que deve ser alterado para efetividade dos processos da organização.

Mas, é devido a esse processo de investigações que as corporações começam a levar a sério as práticas de compliance e resolvem adotá-lo como um sistema de governança básico, introduzindo estratégias que fazem das funções parte de um ecossistema organizado e monitorado continuamente. 

Neste cenário, os modelos de auditoria ganham força, afinal, se mostram eficazes na hora de controlar o desenvolvimento interno (auditoria interna), evitar retrabalho e implantar ferramentas tecnológicas que irão auxiliar na melhoria de melhoria de análise dos departamentos e controladorias.  Estamos falando de etapas que serão posteriormente cruzadas e confrontadas, deixando este processo se desenvolver, após organizado, de maneira autônoma e segura, realizando o que podemos chamar de auditoria contínua. 

Em geral, os principais benefícios dessa prática estão na investigação e olhar crítico de relatórios apresentados, verificando se nesses dados há informações que vão contra as normas de atuação em que as empresas estão sujeitas, realizando o papel da auditoria interna que é de:

. Identificar Riscos

. Elaborar Planos de Ações em cima das análises e dados apontados

. Estruturar tomadas de decisões 

É interessante perceber que há uma sinergia muito forte entre a auditoria contínua e a interna, isso se dá pelo fato dos processos contínuos serem otimizados para entregar aos gestores, resumos com o real estado da empresa, diminuindo quaisquer tipos de riscos. 

E olhando por um prisma tecnológico, identificamos ferramentas de inteligência artificial atuantes na evolução dos controles, ferramentas que derivam de técnicas como o MADS, que consiste na Seleção Multidimensional de Dados de Auditoria, que nada mais é que a disponibilização de dados que permitem que auditores analisem toda a população ao invés de examinar um pequena amostra específica, possibilitando assim a checagem de possíveis desdobramentos e ações futuras. 

Outra técnica, que permite derivações tecnológicas é a extração de logs de eventos, ou simplificando, leitura através de registros cronológicos de atividades provenientes de sistemas de computadores. Este caso, algo mais complexo, afinal, trata-se de um acompanhamento sistematizado e puramente profissional. 

Mas, diante disto a pergunta é uma só:
Como as empresas estão se interagindo e se adaptando? 

Há grupos que investem na qualificação do seu staff e em um processo de médio e longo prazo, monta uma equipe apta a realizar com competência a auditoria contínua da sua empresa.  Mas, a grande maioria opta por terceirizar essa função, contratando serviços de competência que de imediato, podem reduzir os custos e minimizar perdas e riscos. 

Em ambos os casos, nós da Conaud estamos prontos para atendê-lo, afinal, vivemos a auditoria há mais de 20 anos e possuímos profissionais especializados para a sua demanda, auxiliando nos controles internos, externos, compliance e gestão. 

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